随着信息技术的快速发展和普及应用，高等教育领域正迎来数字化变革的新阶段，同时也面临着新的机遇和挑战。高校学籍档案作为记录大学生在校学习和成长发展的重要凭证，不仅具有管理查考的基础性作用，而且蕴含着丰富的教学科研和决策分析价值 。然而，当前高校学籍档案管理普遍存在数字化程度偏低、“信息孤岛”现象严重、开发利用不充分等问题，亟须进行数字化转型，以充分发挥应有的作用 。
       在中共中央、国务院印发的《数字中国建设整体布局规划》中指出，建设数字中国是数字时代推进中国式现代化的重要引擎，是构筑国家竞争新优势的有力支撑。同时，《高等学校数字校园建设规范（试行）》也提出，要围绕立德树人根本任务，结合业务需求，充分利用信息技术特别是智能技术，实现高等学校在信息化条件下育人方式的创新性探索、网络安全的体系化建设、信息资源的智能化联通、校园环境的数字化改造、用户信息素养的适应性发展以及核心业务的数字化转型。在数字环境的大背景下，高校学籍档案管理必须与时俱进，主动适应信息化、网络化、智能化的发展趋势。一方面，需借助现代信息技术手段，推进学籍档案的数字化采集、存储、管理和利用工作，提高管理效率和服务质量；另一方面，需创新工作理念和方法，深入挖掘学籍档案的内在价值，不断拓展服务领域和应用场景，实现传统档案向数字档案、数据档案乃至开放档案的转变。因此，在数字环境下积极探索高校学籍档案的数字化开发利用路径，对于推动高校档案事业的创新发展具有深远意义和重要的现实价值。
       1  高校学籍档案数字化开发的必要性
       1.1  有利于拓展高校学籍档案应用领域
       长期以来，高校学籍档案的主要作用体现在对学生学籍学历的证明、管理和查考方面 。这种应用模式相对单一、静态且封闭，导致档案价值未能得到充分发掘。然而，数字化的学籍档案能够打破物理载体的局限，实现信息的动态更新、关联整合和在线访问，从而为拓展其应用领域提供了全新的契机。一方面，数字化学籍档案可广泛服务于高校教学管理、学生发展指导、培养质量评估、学科发展建设等多个方面。教务部门可利用学籍档案大数据，分析学生的学习行为特点、优化培养方案；学工部门则可基于学籍档案数据，对学生进行个性化指导和资助；高校可依托完整连续的学籍档案数据，客观评价自身的办学质量、科学制定发展规划。另一方面，数字化学籍档案还为学生和社会提供了更加便捷、高效的服务。学生可在线查询个人的学籍档案，及时了解和掌握自身的发展动态；用人单位则
可获取更加全面系统、真实可信的应聘者学籍信息；相关研究机构可利用学籍档案数据开展教育评估、学情分析、政策研究等工作。
       1.2  有利于提升高校学籍档案服务效能
       在传统管理模式下，高校学籍档案管理服务效能不高，主要体现在档案查询利用不够便捷、档案统计分析不够及时、档案信息共享存在障碍等方面 。而数字化学籍档案的建设则能够有效解决这些难题，显著提升档案管理服务质量和效率。
       一是便捷高效的档案查询利用。通过数字化处理，学籍档案可实现全文检索、跨库查询、移动访问等功能，使用者可随时随地便捷获取所需的档案信息，从而大大提高查询和利用效率。
       二是及时准确的档案统计分析。数字化的学籍档案可进行多维度交叉统计和关联分析，及时生成各类统计报表，为高校的教学管理决策提供有力的数据支撑。
       三是顺畅无障碍的信息共享。数字化可打破学籍档案的部门壁垒和系统藩篱，促进档案与相关业务数据的实时交换与共享，实现一次采集、多点利用，从而有效提高信息资源的利用效益。此外，数字档案还能够支持个性化、智能化的用户服务，提供精准推送、主动提醒等增值服务，切实提升师生获得感。
       1.3  有利于促进高校学籍档案资源整合
       当前，高校学籍档案在形成、管理和利用环节仍普遍存在资源分散、系统割裂、“数据孤岛”等问题 。具体而言，一是档案的形成渠道多元，涉及招生、教务、学工、就业等多个业务部门，但缺乏统一的统筹管理。二是档案管理系统相对独立，与教务管理、学工管理等业务系统对接不够，数据难以互通共享。三是不同院校、不同时期的学籍档案缺乏统一的数据格式和内容标准，难以实现横向和纵向比对的分析。这些问题都制约了学籍档案在更大范围内的整合集成和开发利用。
       为了有效解决上述问题，高校可构建统一的数字档案管理平台，对各类学籍档案进行采集、著录、存储，并建立档案全生命周期管理机制，从而实现对学籍档案的集中管理和统筹利用。此外，还可利用数据仓储、云计算等技术，对不同来源、不同结构的学籍数据进行清洗、转换和关联，形成高度组织化、标准化的数据集，并建立学籍数据标准规范，实现跨部门、跨学校的数据共享与交换。通过数字档案资源的整合集成，可推动高校学籍档案从传统的“死”档案向“活”档案转变，能挖掘档案的群体价值和长期价值，以更好地服务于学校和社会发展。
       2  高校学籍档案数字化开发的可行路径
       2.1  构建高校学籍档案资源整合机制
       一是完善学籍档案采集渠道，丰富档案内容体系。传统的学籍档案形成渠道较为单一，主要来源于学生入学登记、学年注册、毕业申报等关键环节，内容多局限于基本学籍信息，缺乏对学生在校期间具体学习、活动、获奖等连续、全面的记录 。在数字环境下，应依托人工智能、大数据分析等新技术，对教育教学活动、学生校园事务等进行采集与分析，实现学籍档案的全流程、全方位管理。为此，应充分利用教务管理、学生工作、就业指导、校友服务等业务系统中生成的各类电子文件材料，涵盖选课修读、学业预警、奖惩资助、社团实践、创新创业、职业发展等多个方面，以细化档案记录的颗粒度，丰富档案信息的内涵。同时，还应构建起多渠道采集、多元内容补充的数字档案资源建设机制。此外，利用物联网、人工智能等新技术手段，对图片、照片、录音、录像等非结构化信息进行提取、整
理和开发利用，进一步拓展学籍档案的外延。
       二是统一学籍档案著录标准，实现数据规范化管理。数字档案的组织与管理离不开元数据，完备规范的元数据是实现档案资源高效集成与智能利用的重要基础。当前，各高校在学籍档案著录方面缺乏统一的标准，不同时期、不同系统所采用的数据标准、著录格式各异，导致数据质量参差不齐，严重影响了数据的交换共享和比对分析。虽然国家已出台了《高等学校档案管理办法》和《高等学校学生学籍学历电子注册办法》等相关政策规范，但在学籍档案的具体著录要素、数据格式等方面缺乏明确、统一的要求，难以适应数字化环境下学籍档案资源的管理需求。因此，有必要在国家制定总体框架性标准的基础上，由高校牵头，联合软件服务方、档案专家等共同制定详细的学籍档案元数据方案，明确数据项、代码表、著录细则等，以形成统一完善的学籍数据标准体系。同时，高校还应加强对各业务部门的元数据应用培训与规范管理，确保数据标准在生产过程中的有效执行，从源头上保障数字档案资源质量。此外，结合关联数据、语义网等新技术，对学籍档案数据进行清洗、映射、关联，提升数据的语义化、关联化水平。
       2.2  创新高校学籍档案资源应用场景
       一是智能化查询利用场景设计。档案查询是学籍档案服务的基本形式。传统的档案查询主要依赖人工检索，不仅耗时费力，而且检索召回率和准确率不高。在数字环境下，可充分利用大数据搜索、知识图谱、自然语言处理等技术手段，实现学籍档案的智能化查询与利用。在提升查全率方面，可构建基于学籍主题的知识图谱和本体，深入挖掘学籍信息的语义关联，突破传统关键词匹配的局限性，支持基于知识的智能概念检索和推理，从而扩大档案发现的广度和深度。在提升查准率方面，可利用用户画像、行为分析等技术，实时捕捉用户特征与需求，优化个性化档案推荐模型，实现检索结果的精确排序。在改善查询体验方面，可基于语音识别、图像识别等人机交互技术，为用户提供会话式、交互式的智能档案助手服务，支持文本、语音、图像等多模态的检索与导航，提供档案问答、推荐、解读等个性化服务。通过这些智能化手段，可增强学籍档案查询的广度、准确性和交互性，推动档案查询服务从被动响应向主动服务转变。
       二是可视化统计分析场景设计。高校的管理和决策离不开数据支撑，学籍档案蕴含着丰富的大数据价值，有待进一步发掘。可视化技术为直观展现学籍档案中的数据规律、内在联系提供了有效工具。可充分运用信息图表、地理信息、词云、3D 建模等可视化手段，将隐藏在学籍数据背后的趋势性、关联性、区域性等特征以直观、生动的视觉形式呈现出来，辅助用户快速理解、分析信息。例如，可设计学生来源地理分布图，直观展示高校生源的空间分布和变化趋势；开发学业预警雷达图，多维度刻画学生在校学习、生活、心理等方面的表现，以便及时预警和精准帮扶；构建学生能力发展图谱，全景式反映学生在校期间知识、能力、素质的成长轨迹。此外，还可利用虚拟现实、增强现实等新技术，设计沉浸式的 3D 可视化场景，多角度、多层次地展现丰富的学籍档案信息，为教学管理和学生指导提
供直观的参考依据。
       2.3  搭建高校学籍档案资源共享平台
       一是构建档案资源异地异质协同共享体系。以往，学籍档案分散管理于各高校之中，信息相对封闭，缺乏有效的互通共享机制。这不仅影响了学籍档案的连续性、完整性，还阻碍了区域内学校间的业务协同与资源共享。而大数据时代的到来为学籍档案的跨地域、跨部门整合提供了可能。因此，应在国家、区域、高校三级联动的基础上，整合各方资源，统一规划、分步实施，逐步构建起国家级、省级、校级三级学籍档案数据中心。在数据汇交方面，各高校需按照统一格式标准，定期将学籍档案数据报送至省级数据分中心，再由各省份汇总报送至国家数据中心。在数据共享方面，由国家中心牵头，建立学籍档案资源共享服务平台，按需向各省市、高校开放相关数据接口和服务，纵向打通学籍档案的地域壁垒，横向实现不同高校间的资源共享，形成一个覆盖全国的、支持异地存储与异质协同的学
籍档案资源池。借助这一平台，高校可便捷获取、并有效利用区域内其他高校的优质档案资源，实现学籍档案大数据的共享共用、比对互鉴。
       二是实现档案资源与业务系统的深度整合。学籍档案的形成与应用离不开高校的各项工作。传统的学籍档案与教学、学工、就业等业务系统相对独立，缺乏互联互通，这在一定程度上影响了档案资源的及时采集与有效利用。数字化技术的普及为打破“信息孤岛”、实现“档随事转”提供了技术保障。因此，档案部门应主动加强与相关业务部门的沟通协作，在制度设计、流程优化、标准制定等方面先行统筹，利用 Web Service、数据总线等技术构建统一的数据交换与共享机制。在数据采集阶段，各业务系统应在办理业务的同时，自动抽取相关电子文件，并通过数据交换接口直接归档至档案管理系统，从而减少人工采集环节，提高档案形成的及时性与系统性。在档案利用阶段，档案管理系统应以数据服务的形式向各业务系统开放档案信息资源，实现档案与业务之间的无缝对接。这样一来，各业
务部门在日常管理和服务过程中，可随时调阅、使用学生学籍档案，使业务操作更加便捷高效。档案资源的整合与共享，不仅有利于提高档案工作效能，而且为学校教学、科研、管理等工作提供有力的信息和数据支持。