2008 年教育部、国家档案局联合颁布《高等学校档 案管理办法》（以下简称“27 号令”）之后，学术界曾出现 过一些以学生类档案为研究主题的文章，主要研究高 校内部学生类档案负责部门和分工问题，当时就夹杂 着一些质疑学生类档案概念的声音。有的论文还提到 学生档案和学籍档案的概念和关系，但专题论文则凤 毛麟角。时至今日，二者概念依旧混淆不清。为此，很有 必要明确二者概念，厘清二者关系。本文拟从全日制非 定向学生档案管理角度进行一些独立研究。
       一、学生档案、学籍档案名称的使用现状
       1.名称混用情况较多。对学生档案、学籍档案名称常见的使用方法是，将学生档案和学籍档案的名称分开，各自称呼。把个人的成套的毕业后要转递出去的档案称为学生档案，把散见的长期保存在高校不转递的档案称为学籍档案。 实践中，对学生档案、学籍档案的名称存在不同的用法，也就是混用名称，分为三类情况。 第一类是将学生档案和学籍档案都称为学籍档案，这类情况较多。例如，有高校开发了学生学籍档案管理信息系统，用于新生材料和毕业生材料归档、档 案政审和查阅等利用、毕业生档案转递，这一系统在名 义上叫做学籍档案管理信息系统，实际上应命名为学生档案管理信息系统。 第二类是将学籍档案称为学籍档案，把学生档案既称为学生档案，又称为学籍档案。例如，有文章将“学生档案投递”和“学籍档案传递”说法同时使用，其实指的都是学生档案的转递。 第三类是将学籍档案称呼为学生档案。例如，1979年全国档案工作会议之后，山东省某校花了半年时间系统梳理本校近三十年学生毕业、分配以及在校表现情况，整理出学生档案 81 卷。实际上，这些档案属于学籍档案。
       2.名称混用根源于概念不清。早在新中国成立后， 学生档案、学籍档案的名称就已经广泛使用了，与之相随，名称混淆使用情况也长期存在。学生和家长常常分不清这两个名称，就连档案业界也充满疑惑。甚至在国家层面上制定的指导性文件，都会出现不同文件互相 “打架”的情况。 2008 年，教育部、国家档案局联合发布 27 号令，把 “学生类”单设一类，列入高校档案管理范围，体现了学生类档案的地位受到承认和重视，但是却概念模糊。27 号令指出，学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、 奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。单独看这句话，会认为学生类档案指的是学生档案。按照高校通常工作习惯，党群类、行政类、教学类、科研类等档案简称为党群档案、行政档案、教学档案、科研档案等，那么学生类的档案可以简称为学生档案。但是将学生档案放在整个 27 号令中分析，结合27 号令全文来看，读者又会疑惑学生档案套不上很多条文，在 27 号令中是一 个奇怪的存在。那么 27 号令中的学生类档案是不是指学籍档案？答案也是否定的，因为高校学籍档案显然不会包含高中档案，而27 号令的学生类档案清楚写明包 含高中档案。 2011 年，国家档案局编制和发布了《国家基本专业档案目录》（以下简称“目录”）第一批和第二批，列入目录的专业档案共计 100 种，分为人事、民生、政 务、经济、文化五大类。人事类中有一种专业档案名称为学籍档案，其主管部门是教育部。也就是说，目录将高校通常称为学生档案的那类专业档案称为学籍档 案。这种做法更加剧了学生档案和学籍档案名称使用 上的混乱。 长期以来，对于什么是学生档案，什么是学籍档 案，概念如何界定，一直不够清晰。以上两个指导性文 件对学生档案和学籍档案也没有作出清晰的区分，所 以未能纠正长期以来名称混用的情况。
       二、学生档案和学籍档案的概念
       本文以《档案法》和《干部人事档案工作条例》为依 据，综合吸纳这两部重要法规的相关精神，参照 27号令，拟对学生档案和学籍档案的概念提出定义。 
       1.学生档案的概念。2018 年 11 月，中共中央办公厅 印发《干部人事档案工作条例》。条例指出，干部人事档 案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组 织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映 干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经 历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法 以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。 参照《干部人事档案工作条例》对干部人事档案的 定义，本文对高校学生档案进行定义：学生档案是过去 和现在的各级各类学校在学生管理、教学管理等工作 中直接形成的，反映学生个人思想认识、政治表现、道 德品行、学习工作经历以及家庭状况、社会关系等情况 的以学生身份成套的可以转递的历史记录材料。 全日制非定向学生档案基本内容包括高中档案、 本科档案、研究生档案、党团材料、其他材料（体检、鉴 定、奖惩、学籍变动等），“包括学生从高考录取到毕业 期间所形成的各种文件资料”[4]。学生档案是全面地了 解学生的重要依据，如档案材料不全，可能会影响以后 的就业、各类政审、毕业后的档案转递、转正定级、职称 职务晋升、社会保险等，造成以后的不便和麻烦。 学生档案最明显的两个特点是成套性、可转递性。 学生档案指专为每个学生单独建档的档案材料，是人 事档案的前身，将来可能成为人事档案、干部档案，具 有成套性。至于可转递性，更为业界所共识，早在 1995 年，就有论者总结到，学生档案的形成特点有广泛性、 连续性及阶段性、流动性、单一性[5]。
      2.与国外学生档案概念的比较。我国学生档案与国外相比，最明显的不同在于转递，我国学生档案有转递 一说，国外学生档案则无转递一说。 由于中外社会体制的不同，国外的学生档案概念 和国内不同。国外的学生档案指的是在校期间的档案 材料，学生离校后并不转出学校，而是在学校长期保 存。这更类似于国内的学籍档案概念。如果用人单位或 者毕业生本人需要档案材料，则向原学校申请，由原学 校出具相应的电子版或者复印材料。这类似于国内所 说的学籍档案利用范畴，而且国外各校开展这种利用 服务情况不尽相同，有的是现场出具纸质材料，有的是 在线远程申请和发送。国外没有学生档案转递的概念和做法。
       3.学籍档案的概念。2020 年 6 月公布的《档案法》 指出，档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单 位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生 态文明、军事、外事、科技等方面活动中直接形成的对 国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 27 号令指出，高等学校档案是指高等学校从事招 生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和 社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、 载体的历史记录。参照《档案法》对档案的定义以及 27 号令对高等 学校档案的定义，本文对高校学籍档案进行定义：学籍 档案是指高等学校从事关于学生的招生、教学、科研、 管理等活动直接形成的，对学生、学校和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体、散见 的保留在本校的历史记录。学籍档案来源广泛，主要来 自教学档案，也散见于党群档案、行政档案、科研档案、 外事档案、财会档案等类别中。 学籍档案最明显的两个特点是散见性、不可转递性。学籍档案指的是长期保存在学校综合档案中的一 些散见的档案材料，是由学校自身产生的以学习状况 材料为主的材料。学籍档案不以学生个人为单位单独 建档，往往散见于各部门、各学院的各类归档材料中。 学籍档案长久保存在高校，不随学生离校而转递。学籍 档案往往属于综合档案的一部分，有时也被称为综合 学籍档案。有文章总结了学籍档案的多种特点，包括原 始凭证性、形成分散性、动态扩充性。也有论者总结， 学籍档案具有数量庞大、来源分散、内容复杂、形式多 样、保密性与专指性等特点。
       4.学生档案和学籍档案的区别和联系。学生档案和学籍档案的区别在于：主管部门不同、归档责任者不 同、材料阶段不同、归档内容不同、档案整理方式不同、 档案利用者不同、档案保管期限和档案转递不同。学生 档案和学籍档案的联系在于：名称相似、部分归档内容 重合、学籍档案可以补充完善学生档案。   
       三、学工档案的概念
        27 号令明确指出，学生类档案主要包括高等学校 培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检 表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表 等。但是“经过多年的理论研究和实践，高校学生档案 在概念界定上依旧存在许多争议，学者对学生类档案 单独设类，与其他十大类档案并入高校综合档案仍有 质疑”。 有学者建议，明确学生类档案的本质就是学生个 人档案，以消除各种歧义。本文赞成这种意见，同时本文主张将学生类档案名称从 27 号令中删除，代之以学工类档案。 本文创造性提出学工档案的概念。学工档案，也就是学工类档案，主要为高校在学生工作中形成的文件材料，由高校学生工作部、学生处、研究生工作部、组织部、团委、学院学工口等部门形成。学工类档案的概念既能体现以生为本的思想，同时符合综合档案收集利用的常规工作状况。 学工档案由高校档案收集部门负责收集，具体业务科室一般应是档案馆收集指导室。将毕业生登记表纳入学工档案以及综合档案归档范围意义重大。高校档案工作实践中，不时有毕业生向学校档案馆提出复印毕业生登记表的需求，但高校普遍未将毕业生登记表纳入综合档案归档范围，无法满足学生提出的需求。 如果将毕业生登记表纳入高校档案馆收集范围，那么毕业生提出的相关需求则可迎刃而解。
       四、相关法规条文修改建议
       1.建议 27 号令将学生类删除，代之以学工类。建议国家将 27 号令第十五条的第三款替换为学工类，即将 原来的“（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教 育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖 惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”替换为“（三） 学工类：主要为高校在学生工作中形成的文件材料”。 学工类档案，即学工档案，指的是和学生直接有关的包 括本专科生和研究生在内的入学登记表、学籍变动记 录、奖惩记录、勤工助学记录、社会实践情况、党团统计 材料、毕业生登记表等。
       2.建议目录将人事类学籍档案修改为学生档案。学 生离校后其个人档案转出高校，或成为单位干部人事 档案，或成为户籍所在地流动人员人事档案，还有的成 为更高一级学历的学生档案。学生档案其实是人事档案的前身，可以划入人事类档案。建议目录在人事类档 案中将学籍档案修改为学生档案，专业主管部门应为教育部。
       3.建议目录在民生类中增加学籍档案。学籍档案更 多是从学生利用角度提出的概念。学籍档案属于一种 民生档案，建议目录在民生类档案中增加一种专业档 案，即学籍档案，专业主管部门应为教育部。
       五、结论
       学生档案和学籍档案是两种不同的档案，某种程度上类似于干部人事档案和综合文书档案的关系。学生档案不是学籍档案的一部分，学籍档案也不是学生 档案的一部分。学生档案和学籍档案不同点更多，相同点相对较少。学籍档案在一定条件下，可以转化为学生档案，可以补充完善学生档案。 另外，除全日制非定向学生以外，高校里还常常有非全日制、全日制定向、继续教育等类型学生，他们原 来的档案不进校，而保留在原来的档案保管单位。等他 们毕业离校时，则会形成两种在校期间的不同档案材料，其中一套档案离校时需要进行转递，另一种则要长期保留在就读高校。这二种档案材料中，一套算学生档案，是不完整的学生档案；另一种是学籍档案。

（来源：《兰台研究》 作者：王伟，上海大学档案馆馆员，历史学博士，研究方向为档案管理、中国近现代史。）